司法部,、國家檔案局關(guān)于發(fā)布《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》的通知
（１９８８年３月１８日?。ǎ福福┧景l(fā)公字第０６２號）
各省、自治區(qū),、直轄市司法廳（局）,、檔案局：
為加強對公證檔案的保管和利用，健全公證機關(guān)檔案管理制度,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律,、法規(guī)規(guī)定，以及公證機關(guān)辦理公證的實踐,，特制定《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》,。凡一九八七年以來辦結(jié)的公證事項和一九八七年以前尚未立卷歸檔的公證文書材料，均按這兩個“辦法”的規(guī)定執(zhí)行,。對于一九八七年以前已立卷歸檔的公證案卷,，可不必重新排列裝訂，但須按《公證檔案管理辦法》的規(guī)定重新劃分保管期限,，待超過保管期限后進行公證檔案鑒定時再行處理,。
現(xiàn)將這兩個辦法及說明發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行,。
附：《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》
公證文書立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條 公證機關(guān)的公證文書,，是國家的重要專業(yè)文書之一，它所形成的檔案,，是公證機關(guān)進行公證證明活動和當(dāng)事人從事民事活動的真實記錄,，反映了公證機關(guān)貫徹執(zhí)行國家法律、法規(guī)和黨的各項方針政策的情況,，體現(xiàn)了公證機關(guān)的基本職能,。
第二條 公證機關(guān)必須嚴(yán)格按照公證文書材料立卷的要求,，認真做好立卷歸檔工作,。公證文書的立卷歸檔由承辦人負責(zé)，歸檔前由公證事項的主要承辦人負責(zé)立卷質(zhì)量的檢查,。
第三條 公證文書材料分為國內(nèi)民事,、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟,、涉外經(jīng)濟四類,，按年度和一證一卷,、一卷一號的原則立卷。同一當(dāng)事人為同一目的而辦的數(shù)項公證,，可合并為一卷,。跨年度的公證事項,，放在辦結(jié)年立卷,。
第四條 公證機關(guān)用以辦理公證的各種證明材料、談話筆錄,、往來公文等,，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā),，字體要求整齊,、清晰。
第二章 材料的收集,、整理和排列順序
第五條 公證機關(guān)受理申請后,，公證事項的承辦人即開始收集有關(guān)的各種證明材料，記錄整理談話筆錄,、調(diào)查材料等,，著手立卷的準(zhǔn)備工作。
第六條 公證事項辦理結(jié)束或終止后,，由承辦人檢查,、整理該公證事項的全部文書材料，進行立卷歸檔工作,。要補齊遺漏的證明材料,，去掉不必立卷歸檔的材料。
第七條 檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份,，重份的材料一律剔除,，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的除外。為備日后查考,，可根據(jù)需要將多余的公證書保留一至三份夾在已裝訂好的卷內(nèi),。
第八條 具有下列情況之一的文書材料，不必立卷歸檔：
?。保k理公證之前有關(guān)詢問如何辦理公證的信件,、電文、電話記錄,、談話筆錄以及復(fù)函等,；
２．沒有參考價值的信封,；
?。常渌C處委托代查的有關(guān)證明材料的草稿,；
４．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿,、歷次修改草稿（定稿除外）,；
５．不屬于公證業(yè)務(wù)范圍的人民來信等,。
第九條 對不能附卷歸檔的實物證據(jù),，可將其照片及證物的名稱、數(shù)量,、重量,、規(guī)格、特征,、保管處所,、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管,。
第十條 公證案卷的排列順序應(yīng)為：
?。保碜诜饷妫?nbsp;
?。玻韮?nèi)目錄,；
３．公證書正文,；
?。矗C書簽發(fā)稿；
?。担C書譯文,；
６．公證申請表,；
?。罚?dāng)事人的身份證明；
?。福?dāng)事人提供的有關(guān)證明材料,；
９．當(dāng)事人申請證明的文書材料原件,，如遺囑,、合同、委托書等,；
?。保埃哟?dāng)事人的談話筆錄；
?。保保C處審查,、調(diào)查所取得的證明材料；
?。保玻渌嘘P(guān)材料,；
１３．公證員承辦公證事項的報批表,；
?。保矗C書發(fā)送回證；
?。保担C費收據(jù)或減免收費的申請與領(lǐng)導(dǎo)審批意見,；
１６．備考表,；
?。保罚郊?nbsp;
?。保福淼?。
第十一條 終止公證事項的案卷，應(yīng)按照公證活動的時間先后順序排列,。公證人員對終止公證事項原因的記錄,，或當(dāng)事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后,。
第三章 立卷編目和裝訂
第十二條 公證書材料一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼,，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角,。
第十三條 按卷內(nèi)公證文書材料排列順序逐項登記好卷內(nèi)目錄,，要求將每件文書材料的題名、承辦人姓名,、年月日填寫清楚,，并標(biāo)明起止頁號。不能隨意更改和簡化文書材料的題名,，沒有題名的應(yīng)擬寫題名,。
第十四條 有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi),，并填寫立卷人,、檢查人姓名和立卷時間。
第十五條 卷宗封面所列項目要用鋼筆或毛筆逐項填寫清楚,，案卷題名要簡明,、確切地反映卷內(nèi)文書材料內(nèi)容，其中辦結(jié)日期為出具公證書的日期。
第十六條 公證檔案裝訂前要進一步整理,。對破損的材料要修補或復(fù)制,，復(fù)制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料,，要用紙張加襯邊,。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊,。對字跡難以辨認的材料,，應(yīng)當(dāng)附上抄件。需附卷的信封要打開平放,，郵票不要揭掉,。材料上的金屬物要全部剔除干凈。
第十七條 卷宗一律使用棉線繩,，三眼或五眼訂牢,。線繩要打成活結(jié)，在活結(jié)處貼上公證處封簽,，并在騎縫線上加蓋立卷人名章,。
第四章 歸檔
第十八條 公證文書材料應(yīng)在辦結(jié)后三個月內(nèi)整理歸檔，并由公證事項的承辦人根據(jù)《公證檔案管理辦法》的規(guī)定提出保管期限的意見,，向檔案室移交,，辦理移交手續(xù)。
涉及國家機密和個人隱私的公證事項均列為密卷,，在歸檔時應(yīng)在檔案右上角加蓋密卷章,。
第十九條 檔案管理人員要對移交的檔案進行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷規(guī)定要求的,，一律退還給立卷人,，重新整理。
第二十條 隨卷歸檔的錄音帶,、錄像帶等聲像檔案,，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容,、檔案編號,、錄制人、錄制時間等逐盤登記造冊歸檔,。
第五章 附則
第二十一條 各省,、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本?。▍^(qū),、市）的情況，制定補充辦法。
公證檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強公證檔案的科學(xué)管理,，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度,，根據(jù)國家檔案局制定的《機關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機關(guān)的實際情況，制定本辦法,。
第二條 公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄,，是國家檔案的重要組成部分,，具有重要的查考利用價值,。保管、整理好公證檔案是公證機關(guān)的重要任務(wù),。
第三條 公證檔案必須由公證處集中統(tǒng)一管理,，并由專人負責(zé)。
第二章 管理體制和人員配備
第四條 公證處應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職檔案管理人員,，根據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機構(gòu),。
第五條 公證處的檔案工作受同級和上級司法行政機關(guān)檔案機構(gòu)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受同級地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督,。
第六條 公證檔案管理人員應(yīng)由堅持四項基本原則,，認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,，忠于職守,、嚴(yán)守法紀(jì)、熱愛公證檔案工作,，具有高中以上文化程度和一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任,。公證檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第七條 公證檔案管理人員的任務(wù)是：
?。ㄒ唬┦占?、整理、保管和統(tǒng)計本處的檔案,，做好檔案的接收,、移交和登記，
并開展檔案利用工作,；
?。ǘ┲笇?dǎo)、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔,；
?。ㄈ┻M行檔案鑒定；
?。ㄋ模┙邮芩痉ㄐ姓C關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查，
定期匯報檔案工作情況；
?。ㄎ澹┦占c公證業(yè)務(wù)有關(guān)的資料,；
（六）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù),。
第三章 檔案的接收和整理
第八條 接收檔案時,，檔案管理人員應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質(zhì)量,，對符合要求的予以接收,，并辦理檔案移交手續(xù)。
第九條 對接收的公證檔案,，按國內(nèi)的民事,、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟,、涉外經(jīng)濟的類別和年度,、保管期限等編寫歸檔順序號、填寫檢索卡片,、檔案目錄登記簿,、檔案收進登記簿。以密卷保存的檔案,，應(yīng)單獨編號歸檔,。
第十條 在編號、登記后的檔案封面的左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章,，以區(qū)別未編號,、登記歸檔的案卷，并按類別,、年度,、保管期限放進專門的檔案柜保管。
第四章 檔案的借調(diào)與查閱
第十一條 公證機關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,，建設(shè)公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿,。借閱檔案必須履行一定的批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并限定借閱期限,。在限期內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的,，應(yīng)辦理延期手續(xù)。
第十二條 本公證處的公證人員因工作需要,，履行借閱登記手續(xù)后,，可以借閱公證檔案。
第十三條 同級或上級司法行政機關(guān)的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的,，應(yīng)履行借閱登記手續(xù),。
第十四條 人民法院,、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的,，應(yīng)出具正式查卷函件,，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的,，應(yīng)經(jīng)同級司法行政機關(guān)批準(zhǔn),。借出時要交點清楚，辦理正式借據(jù),，并限期歸還,。 借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用。
第十五條 除人民法院,、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)外,，其他單位和個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案,。因特殊情況必須查閱的,，須由公證處報經(jīng)同級司法行政機關(guān)批準(zhǔn)。
第十六條 律師因訴訟代理的需要,，向公證機關(guān)提交律師的身份證明,、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明,，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后,，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。
第十七條 凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案,，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案,，一般不得借調(diào)和查閱。特殊情況必須查閱的,，須經(jīng)當(dāng)事人同意后,，由公證處報同級司法行政機關(guān)批準(zhǔn)。
第十八條 凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案,，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容,。
第十九條 對查閱或借出的公證檔案，要及時催還,。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆,，文件材料短缺、涂改,、增刪,、污損等情況，應(yīng)立即向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報并及時追查,。
第二十條 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,，保守國家機密和當(dāng)事人的秘密,。不得超越制度向任何人提供檔案或擴大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容,。
第五章 檔案的保管期限
第二十一條 公證檔案的保管期限規(guī)定為永久,、長期和短期三種。
凡屬于需要長遠查考,、利用的公證檔案,，列為永久保管。
凡屬于在相當(dāng)長時期內(nèi)需要查考,、利用,，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管,，保管期限為六十年,。
凡屬于在較短的時間內(nèi)需要查考、利用,，作為證據(jù)保存的公證檔案,，列為短期保管，保管期限為二十年,。
第二十二條 公證檔案的保管期限,，從公證事項辦結(jié)或終止后的下一年起算。
第二十三條 下列公證檔案,，列為永久保管：
?。保震B(yǎng)證明；
?。玻獬震B(yǎng)證明,；
３．出生證明,、死亡證明,；
４．結(jié)婚證明,、離婚證明,；
５．親屬關(guān)系證明,；
?。叮^承權(quán)證明；
?。罚嘘P(guān)財產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書證明,；
８．贈與證明,；
?。梗课葙I賣證明,；
１０．析產(chǎn)證明,、產(chǎn)權(quán)證明,；
１１．遺囑證明,；
?。保玻畬W(xué)歷證明；
?。保常岽孀C明,；
１４．宅基地使用權(quán)證明,；
?。保担虡?biāo)注冊證明；
?。保叮菊鲁套C明,；
１７．涉及到不動產(chǎn)的證據(jù)保全證明,。
第二十四條 下列公證檔案,，列為長期保管：
１．受過或未受刑事處分證明,；
２．職稱證明,；
?。常畤C明；
?。矗疇I業(yè)證書證明,；
５．抵押,、擔(dān)保證明,；
６．招標(biāo)投標(biāo)證明,；
?。罚?lián)營協(xié)議證明；
?。福型夂腺Y,、外資企業(yè)的合同證明；
?。梗暾垖＠挠嘘P(guān)證明,；
?。保埃畡趧?wù)合同證明；
?。保保妩c遺產(chǎn)證明,；
１２．證據(jù)保全證明,；
?。保常课葑赓U證明；
?。保矗婕暗讲粍赢a(chǎn)的副本,、節(jié)本、譯本,、影印本與原本相符證明,；
１５．履行期在十六年以上的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明,；
?。保叮男衅谠谑暌陨系钠渌贤C明；
?。保罚糜谠V訟的有關(guān)證明,。
第二十五條 下列公證檔案，列為短期保管：
?。保孀C明,、健康證明；
?。玻ň幼C明,；
３．未婚證明,、無配偶證明,；
４．委托書,、委任書證明,；
５．援外人員勞動保險證明,；
?。叮北尽⒐?jié)本,、譯本,、影印本與原本相符證明；
?。罚F(xiàn)場監(jiān)督證明,；
?。福唐烦煞肿C明；
?。梗夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)證明,；
１０．企業(yè)承包,、租賃證明,；
１１．生產(chǎn)經(jīng)營責(zé)任制證明,；
?。保玻畧?zhí)行許可證明；
?。保常９苓z囑或其他文件證明,；
１４．履行期在十五年以下的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明,；
?。保担渌男衅谠谑迥暌韵碌暮贤C明。
第二十六條 凡終止的公證事項所形成的檔案,，列為短期保管,。
第二十七條 公證處復(fù)查公證事項所形成的文書材料，應(yīng)與原公證檔案合并保管,；由司法行政機關(guān)復(fù)查的,，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi)，其保管期限均與原公證檔案相同,。復(fù)查后作出撤銷公證書決定的,，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限的起算時間開始計算,。
第二十八條 公證處總登記簿冊列為永久保管。
第二十九條 對于未規(guī)定保管期限的公證檔案,，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見,，并報上級司法行政機關(guān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第三十條 對于超過保管期限的檔案應(yīng)定期進行鑒定,，鑒定工作由公證處主任,、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進行。
第三十一條 經(jīng)鑒定,，對仍有保存價值的案卷,，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應(yīng)進行登記造冊,，連同銷毀報告一并報同級司法行政機關(guān),，經(jīng)書面批準(zhǔn)后予以銷毀,。
第三十二條 被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書留下一份,，按年度,、類別整理立卷，并同銷毀報告的批件,、檔案銷毀清冊一起,，劃為永久保管?！ ?nbsp;
第三十三條 為防止遺失和泄密,，銷毀檔案應(yīng)由兩人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字,。
第七章 檔案的統(tǒng)計和移交
第三十四條 公證處應(yīng)建立公證檔案的統(tǒng)計制度,，對檔案的收進、移出,、保管,、利用等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向有關(guān)上級機關(guān)和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表,。
第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案,，在本處保存二十年；其他公證處列為永久,、長期保管的公證檔案,，在本處保存十年，保存期滿后,，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具,、參考資料，一并向同級地方檔案館移交,。對移交的檔案,，一律填寫檔案移出登記簿。
第三十六條 公證處設(shè)置變更時,，應(yīng)對公證檔案進行清理,，并按下列辦法處理：
（一）撤銷的公證處的檔案,，應(yīng)向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關(guān)代管,；
（二）一個公證處劃分為幾個公證處的,，其公證檔案由一個公證處代管或向同級地方檔案館移交,；
（三）幾個公證處合并為一個公證處的，各個公證處的檔案應(yīng)移交給合并后的公證處,，或分別向同級地方檔案館移交,；
（四）公證處撤銷或合并時,，沒有辦理完畢的公證事項,，可移交給新的公證處繼續(xù)辦理，并作為新的公證處的檔案加以保存,；
?。ㄎ澹┮粋€公證處的部分業(yè)務(wù)劃給另一個公證處的，其檔案不得移交,。接受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要,，可以借閱或復(fù)制。
第八章 檔案的保管和防護
第三十七條 公證檔案應(yīng)堅實,、防火,、防盜、防潮,、防高溫,、防鼠、防蟲,、防光,、防污染，室內(nèi)要保持清潔,、整齊,、通風(fēng)。要購置必要的檔案柜,、消防器材,、去濕機、空調(diào)機等設(shè)備,，并逐步采用先進技術(shù),，提高檔案的管理水平。
第三十八條 檔案室要專用,，不得存放與檔案無關(guān)的物品,。嚴(yán)禁在檔案室周圍存放易燃物。
第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶,、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)單獨存放保管,，防止磁化,，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。
第四十條 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，對于破損,、蟲蛀,、鼠咬、變質(zhì),、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施,，并進行修補和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的,，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報,，并積極查找。
第四十一條 檔案人員調(diào)動工作的,，應(yīng)在離職前做檔案移交工作,，辦理交接手續(xù)。
第九章 附則
第四十二條 各省,、自治區(qū),、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū),、市）的情況,，制定補充辦法。